Soporte y ayuda
Soporte técnico-legal para el cumplimiento normativo
Desde el momento en el que contratas con nosotros la adaptación de tu empresa o de tu sitio web, dispones de un servicio de Asistencia Técnico-Legal y Soporte para resolver tus dudas sobre cualquiera de nuestros productos o servicios y para mantener actualizada la adaptación.
El coste del servicio se incluye en el contrato y es gratuito el primer año.
¿Cuando se revisa la adaptación?:
- De forma obligatoria: debes contactar con nosotros al menos una vez al año.
- Revisión recomendada: hacer una auto-revisión trimestral y comunicar con nosotros para revisar los cambios, sobre todo las entidades que traten datos especiales y a los sitios web de comercio online.
- Revisión extraordinaria: a demanda, siempre que lo solicites cuando se produzcan cambios en la organización.
Es muy importante que tengas una actitud proactiva para cumplir el RGPD (art. 5, "Responsabilidad proactiva") y estar en disposición de demostrarlo, por lo que no esperes a que llegue la fecha de renovación para comunicarnos cambios en tu organización.
También tienes a tu disposición nuestra plataforma online de ayuda al cumplimiento amypc.privacydriver.com para firma de contratos, consentimientos, etc., y en la que dispones de toda la documentación actualizada para que puedas descargarla en formato Word, todos los contratos, formación online, etc.
Para solicitar el servicio tienes que cumplir las siguientes condiciones:
- Tener contrato de mantenimiento en vigor para el servicio por el que se consulta y estar al corriente de pago de sus cuotas.
- No tener pendiente de pago cualquier otro importe facturado por servicios prestados o por productos solicitados.
¿Por qué hay que revisar y actualizar la adaptación?
Mantener la adaptación actualizada es primordial ya que, no sólo hay que cumplir las normas en el proceso de adaptación, sino que hay que mantenerla al día para poder cumplir las obligaciones que impone el RGPD que nos obliga no sólo a cumplir, sino a demostrar que seguimos cumpliendo (art. 5 RGPD, "Principio de Responsabilidad Proactiva").
Si tienes web, también hay que mantener los textos actualizados ya que es el escaparate público de tu empresa y se debe verificar que se obtiene el consentimiento de forma correcta para instalar cookies o para enviar formularios.
Esta obligación recae siempre en el Responsable del tratamiento y nosotros, como sus encargados del tratamiento, le ayudaremos a que siga mantiendo al día su adaptación.
Con el tiempo, las adaptaciones pueden quedar desfasadas por cambios internos de la actividad (nuevos tratamientos de datos, altas y bajas de personal, cambios en el equipamiento informático, en el software que se utiliza, cambios de dirección del establecimiento, etc.) o de la página web (montar una tienda online donde antes no existía, nuevos formularios, nuevo diseño, nuevas cookies, cambio de tratamientos que requieren otro consentimiento, etc.), pero también por cambios externos, como la aplicación de nuevas normativas o cambio de criterios y es a cada entidad a quien se le exige que demuestre que cumple.
¿Qué incluye el servicio de asesoría, mantenimiento y soporte?
• Puesta al día de los inventarios de software, hardware, mobiliario y soportes; altas/bajas de personal y personas autorizadas; altas/bajas de contratos con encargados del tratamiento o como encargado, es decir, tu estructura técnica y organizativa.
• Evaluaciones de Proveedores, Encargados del tratamiento: auditorías de cumplimiento para obtener evidencias de que el Responsable contrató los servicios de un encargado que ofrece garantías de cumplimiento.
• En los casos en que seas Encargado del tratamiento: respuesta a las solicitudes de tus clientes para la realización de una evaluación de proveedores.
• Actualización a las normativas de privacidad actuales y normas aplicables al sitio web (*).
• Acceso a la aplicación informática online amypc.privacydriver.com para el mantenimiento de la adaptación y para disponer de toda tu gestión documental actualizada, aunque no es obligatorio y nosotros podemos encargarnos de esta parte.
• Actualización de los Registros de actividades (como responsable y como encargado) y Análisis de riesgos de la empresa (documentos que debes tener a disposición de la AEPD, siempre actualizados).
• Actualización del resto de informes reglamentarios.
• Acceso a plantillas para la confección de contratos, cláusulas, etc, de obligado cumplimiento.
• Revisión, previo aviso y en cualquier momento, de los cambios internos técnico-organizativos y gestión de registros obligatorios.
• Creación, estructura y configuración de ficheros de datos personales para adecuarlos a la normativa vigente.
• Actualización de los cambios de la normativa o de criterio de la AEPD en cláusulas, contratos, obligaciones, ...
• Revisión y solución de los requerimientos de los derechos de los interesados: acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación y oposición.
• Soporte técnico relativo al funcionamiento de la plataforma.
• Actualización de los avisos legales de la web.
• Apoyo legal para resolver cualquier duda e incidencia relativa al cumplimiento de estas normativas.
• Firma electrónica avanzada de contratos y compromisos sin necesidad de que el usuario disponga de certificado electrónico
• Cursos gratuitos online con certificado de aprovechamiento.
• Disponibilidad de cláusulas, protocolos y documentos en español, catalán, gallego, euskera e inglés
Con todo lo anterior, se prepara el informe de actualización y se envía al Responsable.
Otros servicios incluidos
- Asistencia técnico-legal sobre las normas de protección de datos o sobre las normas de aplicación al sitio web (consumidores, comercio minorista, condiciones de contratación).
- Soporte para dar respuesta a las solicitudes de ejercicio de derechos.
- Soporte para el uso de la plataforma de ayuda para el mantenimiento de la adaptación.
- Actualización de documentos, políticas y plantillas específicas.
Información sobre otros servicios relacionados con la protección y seguridad de tus datos (leer más)