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Control horario de trabajadores y RGPD

Cumplimiento normativo online
Publicado de en Normativa · 28 Marzo 2019
Control horario empleados 2019CONTROL HORARIO DE TRABAJADORES
A partir del próximo 12 de mayo, todas las empresas y organizaciones que tengan empleados contratados, tendrán la obligación de registrar diariamente las jornadas laborales de sus trabajadores según se establece en el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

A partir de esa fecha entrará en vigor la modificación del Estatuto de los Trabajadores que se está tramitando.

“El real decreto-ley incluye también determinadas disposiciones dirigidas a establecer el registro de la jornada de trabajo, a los efectos de garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, de crear un marco de seguridad jurídica tanto para las personas trabajadoras como para las empresas y de posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”

Este registro debe incluir la hora de inicio y de finalización de la jornada, incluir los descansos preceptivos, y  permitir determinar los horarios reales de las jornadas de cada trabajador y las horas extraordinarias que pueda realizar. Se debe facilitar al trabajador copia totalizando las horas realizadas en cada período junto a la nómina.

Deberá conservarse durante cuatro años, además de quedar a disposición de los propios trabajadores o de sus sindicatos, si los hubiera, así como de la inspección de Trabajo o de la Seguridad Social. Cada empresa o entidad podrá organizarlo y ponerlo en marcha en función a sus necesidades o negociarlo con los sindicatos o representantes legales de los trabajadores si es el caso.

Esta norma modifica también el texto de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) para tipificar como tal las que se produzcan por los incumplimientos derivados de la llevanza de este registro.

¿EN QUÉ AFECTA ESTA OBLIGACIÓN CON RELACIÓN A LA PROTECCIÓN DE DATOS?
Nos afecta a todos porque, en la mayor parte de los casos, nunca se había tenido en cuenta este tratamiento y, además, ahora existe la obligación de registrarlo e informar a terceros. Por lo tanto debemos:
• Crear un fichero nuevo que recoja este tratamiento.
• Modificar los “Registros de actividades” y los “Análisis de riesgos”.
• Modificar el resto de informes en los que aparezca el nuevo tratamiento y aplicar las medidas de seguridad correspondientes.
• Dar la autorización a las personas que vayan a acceder al mismo.
• Firmar contrato de encargo del tratamiento con el proveedor del servicio.
• Informar previamente a los empleados de este nuevo tratamiento, de cómo podrán ejercer sus derechos, especialmente cuando finalice su contrato laboral, y tener en cuenta que, en los casos en los que el software elegido sea una App, por ejemplo, pueden aparecer datos que les geolocalicen, por lo que tendremos otra serie de obligaciones de información para atender los derechos digitales recogidos en la Ley Orgánica (ES) 3/2018 (LOPDGDD).
• Establecer un protocolo para facilitar al empleado una copia del cuadro mensual de las horas realizadas junto a su nómina.
• Proveer el sistema de archivo (automatizado o manual) por 4 años de forma que pueda estar a disposición de los organismos que nos lo soliciten.
• Establecer un protocolo a seguir al producirse la baja del empleado que permita bloquear sus datos hasta su plazo de vencimiento y controlarlo a través del tratamiento “Bloqueo de datos”.

¿CÓMO SE DEBE IMPLANTAR?
No todos los sistemas que se puedan estar utilizando  para el control horario serán considerados válidos. Los Inspectores de Trabajo han propuesto que estos sistemas sean “sistemas de registro mecanizado” dada su fiabilidad. Evidentemente, si el sistema de control no es fiable, no hay garantías de que se estén respetando los horarios fijados, ni hay forma de demostrarlo.

Implantar control horario 2019Los sistemas utilizados serían:

  • Sistemas de ficha con tarjeta de empleado.
  • Sistemas de fichaje biométricos (lector de huella dactilar).
  • Aplicaciones de escritorio (hay software de gestión laboral que ya lo incluye).
  • Apps para dispositivos móviles: hay múltiples aplicaciones de este tipo con funciones básicas gratuitas y con funciones “Premium” muy económicas (del orden de 2,00€ al mes por empleado).
  • Sistemas “manuales”, que no son los más aconsejables, a través de plantillas de texto o PDF (cada empleado firma en un documento a la entrada y a la salida), hojas de Excel (se anotan las horas y se totalizan al final de mes).

Para que se haga efectivo el nuevo Real Decreto en defensa del derecho de los trabajadores, la ley que regula el mercado de trabajo y el Art. 34 del Estatuto de los Trabajadores especifica: “Será de obligación de la empresa registrar la jornada de cada trabajador de forma fehaciente. Este registro de jornada será diario y deberá incluir el horario concreto de entrada y salida”.

SANCIONES
Las sanciones por incumplimiento de esta nueva obligación se aplicarán a las entidades, tanto por no instalar sistemas de control efectivos como por no comunicar, al empleado o a las entidades y organismos a quien se les deba comunicar, la información correspondiente y dependerán de su grado:

Leves, entre 60,00 y 625,00 €: por no informar de las condiciones laborales (horario de trabajo) o por no informar mediante los informes generados por el software de control de presencia.
Graves, entre 625,00 y 6.250,00 €: por irregularidades en los horarios pactados o la realización de horas extras no computadas ni pagadas.
Muy graves, entre 6.250,00 y 187.515,00 €: por un aumento considerable de las horas extras sin que estas se reflejen en un cambio de tipo de contrato, por superar el máximo legal de 80 horas extras anuales o cuando no se abonen dichas horas adecuadamente.

También se sancionará la realización de horas extras sin contabilizar o cuando se enmascaren las horas extras bajos otros conceptos salariales.


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Pedro L. Cuevas Pérez pertenece a la APEP
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